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La rubrique des obligations légales pour les entreprises TPE, PME & ETI...
 
   
 
    Le RGPD rendu obligatoire au 25 mai 2018

    Le RGPD (Règlement Général européen sur la Protection des Données) s'appliquera le 25 mai 2018 dans toute l'Europe sans qu'il soit nécessaire que chaque pays transcrive le texte dans son droit national. Avec des amendes de non-conformité pouvant atteindre 4 % du chiffre d'affaires mondial, le RGPD génère une certaine panique dans les entreprises. La CNIL (Commission Nationale Informatique et Liberté) a donc publié un guide pratique et simple pour se préparer à une mise en conformité en six étapes.
    En effet, les grands principes restent inchangés. Mais les modalités pratiques, elles, évoluent énormément. La réglementation imposera beaucoup moins d'administratif mais une bien plus grande rigueur dans la gestion effective des données personnelles. La plus grande difficulté est, en fait, de savoir où sont les données et comment pouvoir, sur simple demande, les collecter et les transmettre à une personne concernée qui en fait la demande. Bien entendu, les obligations de sécurité (et d'études préalables d'impact en cas d'incident) sont renforcées au passage.

    Six étapes claires et détaillées dans le Guide joint en .PDF.

    Les six grandes étapes proposées par la CNIL pour se mettre en conformité avec le RGPD sont :
    1) Désigner un pilote
    2) Cartographier les traitements de données personnelles
    3) Prioriser les actions à mener
    4) Gérer les risques
    5) Organiser les processus internes
    6) Documenter la conformité

    Chaque étape débouche sur une fiche pratique avec les points de vigilance, des guides procéduraux à télécharger et, lorsque c'est nécessaire, des liens vers les textes de référence.

    Télécharger cet article :

     

          

     

    Le compte professionnel de prévention (Ex. compte de pénibilité)

    Le compte professionnel de prévention (ancien compte pénibilité) : les obligations de l'employeur

    Le compte pénibilité a été transformé en compte professionnel de prévention en septembre 2017.
    L'ordonnance n°2017-1389 du 22 septembre 2017 transforme le compte personnel de prévention de pénibilité (C3P) en compte professionnel de prévention (C2P). 4 facteurs de risques sont supprimés. Les modalités d'application feront l'objet de décrets à venir. Dans l'attente, cette fiche reste d'actualité.

    Tout employeur a une obligation de prévention de la pénibilité au travail, quels que soient la taille de l'entreprise, son statut juridique et ses activités. Lorsqu'un salarié est exposé à des facteurs de pénibilité au-delà de certains seuils, l'employeur doit établir une déclaration et mettre en place un compte professionnel de prévention (C2P) qui permet l'acquisition par le salarié exposé de points cumulés sur le compte (1 point par trimestre d'exposition).

    La pénibilité se caractérise par une exposition pendant une année complète, au-delà de certains seuils, à un ou plusieurs facteurs de risques pouvant laisser des traces durables, identifiables et irréversibles sur la santé.

    L'employeur est soumis aux obligations suivantes :
    - effectuer chaque année une évaluation de l'exposition à la pénibilité de chaque travailleur en fonction de ses conditions de travail ;
    - consigner, en annexe du document unique d'évaluation des risques professionnels, les données collectives d'exposition aux facteurs de pénibilité ;
    - renforcer les mesures de prévention et de protection collective et individuelle (par exemple, le port de casque anti-bruit peut permettre de rester en-dessous du seuil d'exposition au bruit).

    Pour être prise en compte, la pénibilité doit avoir une intensité et une durée minimales, évaluées selon des critères liés à :
    - des contraintes physiques marquées ;
    - un environnement physique agressif ;
    - certains rythmes de travail.

    Les seuils sont appréciés après prise en compte des moyens de protection collective et individuelle mis en œuvre par l'employeur (voir tableau).

    Tous les salariés de l'entreprise doivent être pris en compte, quel que leur contrat (CDI ou CDD au-delà d'1 mois) ou la durée de travail (sauf pour les CDD égaux ou inférieurs à 1 mois qui sont exclus).


    Critères et seuils de pénibilité

    Le compte professionnel de prévention (C2P), plafonné à 100 points sur l'ensemble de la carrière, permet au salarié exposé de cumuler des points (1 point par trimestre d'exposition) qui ouvrent droit à :

    - une action de formation professionnelle en vue d’accéder à un emploi pas ou moins exposé (1 point = 25 heures de formation) ;
    - un passage à temps partiel sans baisse de rémunération (10 points = 1 trimestre à mi-temps) ;
    - un départ anticipé à la retraite (10 points = 1 trimestre de droits à la retraite).

    Les 20 premiers points obtenus sur le compte sont réservés à la formation professionnelle.

    Chaque année , l'employeur doit déclarer aux caisses de retraite les facteurs de pénibilité auxquels a été exposé chaque salarié au-delà des seuils, dans le cadre de la déclaration annuelle des données sociales DADS par la déclaration sociale nominative (DSN).

    La Carsat informe ensuite les salariés de leur exposition et des points dont ils bénéficient dans un relevé annuel.

    Pour effectuer sa déclaration et déterminer l'exposition des salariés aux risques, l'employeur peut utiliser les postes (ou métiers) définis par :

    - un accord collectif de branche étendu ;
    - ou par un référentiel professionnel de branche homologué (impact des mesures de protection sur l'exposition des travailleurs à la pénibilité, réévalué tous les 5 ans maximum).

    Les informations contenues dans la déclaration sont confidentielles et ne peuvent pas être communiquées à un autre employeur.

     
    Il est bon de savoir :

    Depuis le 1er janvier 2018, les cotisations générale (0,01 % des rémunérations) et additionnelle (0,2 % pour 2017 ) sont supprimées. Les employeurs doivent néanmoins payer celles dues au titre de 2017.

    Conclure un accord collectif ou élaborer un plan d'action en faveur de la prévention de la pénibilité au travail est obligatoire pour les entreprises :

    - d'au moins 50 salariés (ou appartenant à un groupe d'au moins 50 salariés) ;
    et dont 25 % de l'effectif est exposé à un ou plusieurs facteurs de pénibilité au-delà des seuils prévus.

    L'accord (d'entreprise ou de groupe ou de branche étendu) ou le plan d'action (d'entreprise ou de groupe) doit traiter d'au moins 2 des thèmes suivants :

    - la réduction des polyexpositions à plusieurs facteurs de pénibilité au-delà des seuils prévus ;
    - l'adaptation et l'aménagement du poste de travail ;
    - la réduction des expositions aux facteurs de pénibilité.

    Il doit également aborder au moins 2 des thèmes suivants :

    - l'amélioration des conditions de travail, notamment sur le plan organisationnel ;
    - le développement des compétences et des qualifications ;
    - l'aménagement des fins de carrière ;
    - le maintien en activité des salariés exposés aux facteurs de pénibilité.

    L'accord (ou le plan d'action), conclu pour 3 ans maximum, prévoit les mesures de prévention basées sur un diagnostic préalable des situations de pénibilité.

    L'accord ou le plan d'action de prévention de la pénibilité doit être déposé auprès de la Direccte compétente. Comment déposer un accord d'entreprise ?

    Chaque thème retenu doit être accompagné d'objectifs chiffrés et d'indicateurs de réalisation qui doivent être communiqués, au minimum une fois par an, au comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ou, à défaut, aux délégués du personnel.

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    La déclaration des bénéficiaires effectifs

    Le registre des bénéficiaires effectifs est une nouvelle formalité obligatoire à accomplir dans le cadre de la constitution d’une société depuis le 2 août 2017 (Loi Sapin 2). Cette déclaration consiste en l’inscription, sur le registre des bénéficiaires effectifs, de l’identité de toutes personnes physiques qui exercent le contrôle effectif de la société (en capital ou droits de vote). 

    Les sociétés existantes avant l’entrée en vigueur de cette nouvelle formalité, c'est à dire avant le 2/08/17, doivent régulariser leur situation avant le 1er avril 2018 en mentionnant sur le registre des bénéficiaires effectifs l’identité des associés personnes physiques qui exercent le contrôle effectif de la société.


    L’obligation d’inscription sur le registre des bénéficiaires effectifs

    Vous trouverez ci-dessous quelles sont les sociétés et entités juridiques concernées par cette nouvelle et une explication de ce qu'est un bénéficiaire effectif.

    Les entités tenues de déclarer les bénéficiaires effectifs :
    Sont tenus de déclarer les bénéficiaires effectifs : les sociétés commerciales (SARL, SAS, SA, SNC), les sociétés civiles (SCI, SCP…), les groupements d’intérêts économiques (GIE), les associations immatriculées au registre du commerce et des sociétés et les organismes de placement collectif.

    Les sociétés et les entités juridiques créées avant le 1er août 2017 doivent régulariser leur situation avant le 1er avril 2018.

    Les bénéficiaires effectifs à déclarer sur le registre :
    L’article L.561-2-2  du Code monétaire et financier donne la définition du bénéficiaire effectif. En pratique, il s’agit :

    de toute personne possédant, directement ou indirectement, plus de 25% du capital ou des droits de vote,
    ou, à défaut, la personne exerçant un contrôle sur les organes de direction ou de gestion au sein des sociétés et des organismes de placement collectifs.

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    Le dépôt des comptes annuels


    Les dépôt des comptes est obligatoire pour les entreprises et doivent être réalisés au Greffe du Tribunal de commerce du siège de la société dans les 7 mois suivant la clôture des comptes (avec une AG devant être tenue au 30/06 pour un exercice se clôturant le 31/12).

    Après la possibilité, pour les microentreprises, de déposer leurs dépôts de comptes annuels au Greffe du Tribunal de Commerce  de manière confidentielle, il est devenu possible depuis le 7 août 2016 pour les petites entreprises de  d'opter pour la confidentialité du  compte de résultat.

    En effet, sous-réserve de remplir certaines conditions, les PME peuvent demander la confidentialité de leur compte de résultat directement sur le site Infogreffe depuis le 10 Août 2016.

    Les entreprises concernées jusqu'ici par la confidentialité du dépôt des comptes sont :

    Les sociétés commerciales remplissant au moins deux des critères suivants :

    * Un total du bilan inférieur à 350000€
    * Un chiffre d'affaires inférieur à 700000€
    * Moins de 10 salariés


    A celles-ci s'ajoute donc maintenant certaines petites entreprises qui accèderont à une option de confidentialité plus épurée ne s'appliquant qu'au compte de résultat. Les conditions pour cette confidentialité partielle demandent à ne pas dépasser 2 des 3 critères suivants :

    * Un total de bilan de 4 millions d'euros
    * Un chiffre d'affaires net de moins de 8 millions d'euros
    * Moins de 50 salariés

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    La numérisation des factures

    Les factures papier reçues, pour les achats, ou émises, pour les ventes, par les entreprises peuvent être conservées sur support informatique ou sur support papier pendant le délai fiscal de 6 ans. En pratique, depuis le 30 mars 2017, les entreprises peuvent, sous conditions, numériser ces factures. L’administration fiscale vient d’apporter plusieurs précisions sur les modalités de mise en œuvre de ce dispositif.

    Elle indique en particulier que la facture d’origine demeure la pièce justificative du droit à déduction de la TVA de l’entreprise. Toutefois, elle admet que l’archivage numérique de cette facture puisse être considéré comme une pièce justificative valable au regard de la TVA dès lors que les modalités de numérisation des factures papier sont respectées (voir plus bas).

    Néanmoins l’administration précise que l’entreprise qui présente à l’administration une facture numérisée ne remplissant pas les conditions requises est alors tenue de fournir cette facture sous format papier ! Et si l’entreprise n’est plus en possession de la facture papier, l’administration peut alors remettre en cause son droit à déduction de la TVA.

    Les entreprises qui recourent à la numérisation des factures papier doivent donc veiller à bien respecter les conditions de mise en œuvre de ce dispositif afin de ne pas encourir de risque fiscal.

    À noter : l’administration a précisé que le dispositif de numérisation s’applique aux factures papier émises ou reçues depuis le 30 mars 2017 mais également, par mesure de tolérance, aux factures papier émises ou reçues avant cette date.

    Les modalités de numérisation :

    Les modalités de mise en œuvre du dispositif de numérisation des factures papier sont strictes.

    * Ainsi, cette numérisation doit être réalisée dans des conditions garantissant la reproduction des factures à l’identique en termes d’image et de contenu. Les dispositifs de traitements sur l’image étant interdits. Et en cas de compression de fichier, cette dernière doit s’opérer sans perte.

    * La numérisation peut être effectuée par l’entreprise elle-même ou par un tiers.

    * Les opérations d’archivage numérique doivent être définies selon une organisation documentée, faisant l’objet de contrôles internes, permettant d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures papier numérisées durant toute la durée de conservation.

    * Chaque document numérisé doit être conservé sous format PDF ou PDF A/3 et être assorti :
    - soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
    - soit d’une empreinte numérique ;
    - soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au RGS de niveau une étoile ;
    - soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française.

    * Chaque fichier doit être horodaté.

     

          

     

    La taxe AGEFIPH

    Les entreprise sont soumises à l'obligation d'employer des handicapés à partir de 20 salariés.

    La taxe AGEFIPH est redevable pour les entreprises n'embauchant pas 6% de leurs effectifs en terme de salariés handicapés.

    L'assiette de calcul de la taxe AGEFIPH est de 6% des effectifs ETP. Exemple une entreprise ayant 100 salariés en ETP doit embaucher 6 salariés handicapés.

    Si le nombre des salariés handicapés est inférieur à ce seuil alors une taxe est appliquée par salarié handicapé manquant selon la base de calcul ci-dessous :

    Effectif de l'entreprise/ Montant par travailleur handicapé non employé :
    - Entre 20 et 199 salariés, 400 fois le SMIC horaire : 3 904 € pour 2017, 3 868 € pour 2016.
    - Entre 200 et 749 salariés, 500 fois le SMIC horaire : 4 480 € pour 2017,  4 835 € pour 2016.
    - Plus de 750 salariés, 600 fois le SMIC horaire : 5 856 € pour 2017, 5 802 € pour 2016.
    - Entreprises à "quota zéro" * , 1 500 fois le SMIC horaire : 14 640 € pour 2017, 14 505 € pour 2016.* Entreprises qui n'emploient aucune personne handicapée et qui n'ont entrepris aucune action concrète en leur faveur pendant plus de 3 ans.De nombreuses solutions existent pour réduire cette assiette de calcul sans embauche obligatoire ou en complément de salariés handicapés déjà embauchés.

    Le calcul de la contribution AGEGIPH 2017 est effectué sur la base du SMIC horaire en vigueur au 31 décembre 2017, à savoir à 9.76 €.

    Estimez en ligne le montant de votre contribution financière Agefiph
    Lien : https://www.agefiph.fr/simulateur/simulateur_contribution